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Trabajo en proceso: cómo diseñamos nuestra primera cumbre virtual

Esto es lo que aprendimos sobre organizar eventos y crear comunidades en 2020.

Este último año, todo nuestro equipo de disciplina creativa se reunió durante dos días en nuestra sede en San Francisco para celebrar nuestra primera Cumbre de diseño. Compañeros de todo el mundo llegaron para conocer a colegas diseñadores, escuchar presentaciones y hacer nuevos contactos. Al salir de esa cumbre, estábamos muy contentos de haber participado y pensando en cómo podíamos hacerlo incluso mejor el año siguiente. De lo que no nos dimos cuenta al comienzo de este año fue que nuestras vidas y nuestro trabajo cambiaría para siempre debido a una pandemia mundial. Teníamos que repensar todo aquello que habíamos dado por sentado en un evento en persona.

¿Cómo podíamos lograr la misma alegría de juntarse en persona en una experiencia virtual?

Parecía una tarea imposible.

Comenzamos creando un pequeño grupo de trabajo de voluntarios exclusivos, y nuestra primera prioridad fue crear un tema. Un tema con el que todos nos sintiéramos identificados ayudaría a reunir a las personas, incluso si solo fuera mediante nuestras pantallas. Surgieron muchas ideas diferentes y, al final, nos pusimos de acuerdo en tres conceptos principales: unión, cambio y empoderamiento. Luego, analizamos qué tipo de tono queríamos para la cumbre. Seguían surgiendo ideas similares: calidez, comodidad, apoyo, un descanso del día a día, terapia grupal, un día de spa.

Después de poner nuestras ideas sobre la mesa, pedimos ayuda a algunos escritores de Square, quienes aportaron frases que analizamos con el grupo de trabajo y votamos.

Finalmente, nos decidimos por “Trabajo en proceso”. Esta idea partió del idioma común que todos usamos en nuestras vidas profesionales. Solemos usar las letras “TEP” en nombres de archivos y documentos para transmitir la idea de que “estamos trabajando en ello”.

Gran parte de este año ha sido un trabajo en proceso.

Todos nos esforzamos mucho este año, no solo en el trabajo sino también en casa, con nuestras vidas personales y en el mundo en general. Sentimos que el tema era perfecto y que encajaba bien con nuestra cumbre. Incluso se convirtió en el mantra al que nos encomendamos cuando las cosas no siempre salen como quisiéramos.

Nuestros diseñadores comenzaron a generar ideas a partir del tema para transmitir la imagen de marca que estábamos creando para el evento, incluido nuestro kit promocional y el sitio web. Queríamos que tanto el kit promocional como el sitio web fueran funcionales y únicos. Diseñamos una hoja de gran formato que incluía el contenido de nuestro Manual de diseño digital interno y que también incluía elementos más específicos, como citas de las personas sobre sus experiencias de trabajo durante la pandemia. La hoja de gran formato también incluía hojas con mucho diseño que se doblaban como pósteres, con la esperanza de que las personas las abrieran y las colgaran en casa. También incluía unas pantuflas, como un guiño al deseo de comodidad (como un día de spa) y a la realidad de que muchos usamos pantuflas en casa, todo el día, todos los días.

Nuestro sitio web era funcional y divertido con el cronograma, las biografías de los oradores y un área para subir diapositivas y enlaces de grabación de las sesiones, además de un encabezado que se podía personalizar y un diseño de huevos de Pascua pequeños.

Con la programación actual de la cumbre, miramos qué habían hecho otras conferencias y eventos más grandes y nos dimos cuenta de que todos eran muy parecidos. Nadie parecía haber inventado nada extraordinario y, quizás se deba a que, en realidad, no es posible reemplazar la interacción en persona. Pensamos en hacer búsquedas del tesoro en las ubicaciones de los vendedores, enviar alimentos desde diferentes ciudades y hacer sesiones virtuales “superficiales” para conocernos. Al final, acordamos algunas cosas:

  1. Dimos a conocer el contenido durante toda una semana para aliviar la carga del calendario con la esperanza de que todos pudieran asistir a más sesiones.
  2. Revivimos nuestra serie del blog Empresa con la que trabajamos con paneles presentados por un anfitrión para que los colegas pudieran conocerse con otras personas de la empresa.
  3. Creamos una invitación de reunión en el “lobby” que funcionara en segundo plano de la cumbre toda la semana, para que las personas pudieran conversar sobre las sesiones o simplemente reunirse.
  4. Generamos dos sesiones sociales “para romper el hielo” al comienzo y al final de la semana de la cumbre con sugerencias de temas de conversión para que los colegas puedan conocerse más.
  5. Creamos una lista de Spotify a la que los participantes se podían suscribir que reprodujimos entre cada una de las sesiones durante toda la semana.
  6. Iniciamos un canal de Slack exclusivo para conversaciones casuales, compartir fotos y logística.

Si bien estas ideas no reemplazan las sensaciones que generan las conexiones en persona, nos ayudó a acercar a las personas y a aprender más sobre cada uno. Las sesiones cerca del final de la semana tuvieron tanta asistencia como las del primer día. Las personas enviaron fotos y videos divertidos de sus kits promocionales. Y en la encuesta que realizamos después de la cumbre, muchas personas comentaron toda la gente nueva que habían conocido y de la que habían aprendido.

Algunos incluso dijeron que les gustó más la versión virtual que la versión en persona de la cumbre.

Al final, pudimos cumplir nuestro objetivo de llevar alegría a nuestra comunidad creativa, incluso en un espacio virtual, gracias a los esfuerzos que todos los integrantes del grupo aportaron para armar una gran semana de programación, cómoda para la mayoría de los husos horarios, con muchas disciplinas creativas, y con la oportunidad de conocer realmente a otros creativos y conocerse más. Si bien no usamos métodos sofisticados para que las personas sientan que estaban en la misma habitación, sí creamos una comunidad virtual compartida durante una semana. Y nuestros sueños de replicar las experiencias en persona seguirán siendo un Trabajo en proceso compartido.