L’année dernière, à la même période, les créatifs de tous horizons se sont réunis pendant deux jours à notre siège social à San Francisco à l’occasion de notre tout premier Sommet du design. Des gens de partout au monde sont venus pour rencontrer d’autres créatifs, assister à des présentations et nouer des contacts personnels. À l’issue de ce sommet, nous étions si enthousiasmés par ce à quoi nous avions participé que nous réfléchissions déjà à des manières d’améliorer l’édition suivante. Ce que nous n’avions pas réalisé au début de cette année, c’est que nos vies et notre travail seraient bouleversés à jamais par une pandémie mondiale. Il fallait repenser tout ce que nous considérions comme allant de soi lorsqu’il est question d’interaction en personne lors d’un événement.
Comment pourrions-nous recréer de façon virtuelle le même enthousiasme qu’il y avait eu à se réunir en personne?
Cela apparaissait comme un défi colossal.
Nous avons commencé par former un petit groupe de travail composé de bénévoles dévoués et notre première priorité a été de trouver un thème. Un thème que chacun adopterait et qui nous aiderait à rallier les gens et à nous réunir, même si ce n’allait être qu’à travers nos écrans. Des tas d’idées différentes ont surgi de notre remue-méninges avant que l’on ne se mette d’accord sur trois concepts principaux : solidarité, changement et responsabilisation. Nous avons ensuite réfléchi au ton que nous voulions donner au sommet. Des idées dans le même esprit ont continué à émerger : chaleur, confort, soutien, une pause dans le quotidien, une thérapie de groupe, une séance de spa.
Après le remue-méninges, nous avons fait appel à quelques rédacteurs chez Square. Ils ont proposé une série de phrases, que le groupe de travail a examinées et soumises au vote.
Nous en sommes finalement arrivés à « Travail en cours » (Work in Progress). Cette idée est née d’un langage commun que nous utilisons tous dans notre vie professionnelle. Nous utilisons souvent les lettres « WIP » dans les noms de fichiers et les documents pour transmettre l’idée que « nous y travaillons ».
La majeure partie de la dernière année n’aura été qu’un perpétuel chantier.
Nous avons tous beaucoup travaillé cette année, non seulement au travail, mais aussi à la maison, dans notre vie personnelle et dans le monde en général. Le thème semblait convenir parfaitement à notre sommet. Il est même devenu un peu comme notre mantra lorsque les choses n’allaient pas dans la bonne voie.
Nos concepteurs ont commencé à s’inspirer du thème pour élaborer l’image de marque que nous créons pour l’événement, notamment notre trousse de présentation et notre site Web. Nous voulions que notre trousse et notre site Web soient à la fois fonctionnels et uniques. Nous avons conçu un dépliant grand format qui reprenait le contenu de notre manuel de conception numérique interne, et qui comprenait également des éléments plus actuels comme des citations de personnes sur leurs expériences de travail pendant la pandémie. Le dépliant grand format comportait également des doubles pages très bien conçues qui pouvaient aussi servir d’affiches si les gens décidaient de les mettre au mur chez eux. Nous avons également inclus une paire de pantoufles comme clin d’œil au désir de confort (comme une journée de spa) et à la réalité que beaucoup d’entre nous portent des pantoufles à la maison, toute la journée, tous les jours.
Notre site Web était à la fois fonctionnel et ludique avec le programme, les biographies des conférenciers, une zone de liens et de diapositives pour l’enregistrement des sessions ainsi qu’un en-tête personnalisable et des petits œufs de Pâques graphiques.
Après avoir arrêté le calendrier actuel du sommet, nous avons voulu savoir ce que d’autres conférences et événements plus importants avaient choisi de faire, mais hélas tous se ressemblaient plus ou moins. Personne ne semblait avoir trouvé d’idée extraordinaire. Et peut-être est-ce parce qu’en réalité rien ne remplace les interactions en personne. Nous avons pensé à des chasses au trésor dans les points de vente des commerçants, à l’envoi d’aliments et de boissons à partir de différentes villes et à des rencontres autour de « fontaines à eau » virtuelles. Finalement, nous nous sommes mis d’accord sur quelques points :
- Nous avons réparti la programmation sur une semaine entière pour alléger le calendrier, dans l’espoir que chacun puisse assister à davantage de séances.
- Nous avons mis en ligne notre série de blogues Company We Keep qui présentent des interviews afin que les gens puissent faire connaissance avec d’autres personnes de l’entreprise.
- Nous avons créé des rendez-vous « dans le hall » qui se sont déroulés tous les jours au cours de la semaine en arrière-plan du sommet et auxquels les gens étaient invités à assister pour discuter des séances ou simplement faire connaissance.
- Nous avons animé deux séances de discussion « brise-glace » au début et à la fin de la semaine du sommet, au cours desquelles des suggestions de sujet de conversation étaient lancées pour que les gens apprennent à mieux se connaître.
- Nous avons créé une liste de lecture Spotify à laquelle les gens pouvaient contribuer, qui a été diffusée entre les séances tout au long de la semaine.
- Nous avons créé un canal Slack consacré aux conversations informelles, au partage de photos et aux aspects pratiques.
Bien que ces idées ne remplacent pas le plaisir des rencontres en personne, elles ont contribué à rapprocher les gens pour qu’ils apprennent à mieux se connaître. Les séances programmées à la fin de semaine ont même attiré presque autant de participants que le premier jour. Les gens aussi ont envoyé des photos et des vidéos amusantes de leur trousse promotionnelle du sommet. Et dans notre enquête après le sommet, plusieurs personnes ont laissé des commentaires au sujet des nouvelles personnes qu’elles avaient rencontrées et ce qu’elles avaient appris grâce à elles.
Certains ont même déclaré qu’ils avaient préféré la version virtuelle du sommet à la version en personne.
En fin de compte, notre objectif de susciter l’enthousiasme de notre communauté créative a été atteint, même dans un espace virtuel, grâce aux efforts de tous les membres de notre groupe pour mettre sur pied une semaine de programmation formidable, adaptée à la plupart des fuseaux horaires, couvrant un éventail de disciplines créatives, parsemée de quelques moments pour vraiment rencontrer d’autres créateurs et apprendre à mieux se connaître. Et bien que nous n’ayons pas trouvé de méthode sophistiquée pour donner aux gens l’impression d’être dans la même pièce, nous avons créé une communauté virtuelle partagée pendant une semaine. Et nos rêves de reproduire des expériences en personne continueront d’être un travail en cours partagé.